A SimplesVet é um SaaS de gestão veterinária cujo módulo fiscal cuida da emissão de notas dos clientes. Quando a conformidade fiscal faz parte do que o produto promete, uma mudança na legislação deixa de ser assunto de bastidor e passa a tocar diretamente a confiança do usuário no sistema.
A Reforma Tributária é uma mudança dessa ordem: altera o cálculo e a emissão ao longo de uma transição que começa em 2026, como ano-teste para Simples Nacional, e se completa em 2033. Cerca de 98% da base da SimplesVet é composta por empresas do Simples Nacional — um dado que, mais adiante, definiria a decisão central do projeto.
O risco era concreto e recaía sobre o cliente: sem adequar o sistema, ele ficaria exposto a multas e punições fiscais à medida que a reforma avançasse. Para a empresa, a urgência não vinha de uma pressão externa isolada, mas da própria natureza do produto — oferecer um módulo fiscal implica garantir que ele acompanhe a lei.
Atrás do problema jurídico, porém, havia um problema de design. Uma reforma tributária despeja campos, regras e conceitos novos sobre uma interface que o usuário já sabia operar. Introduzi-los sem sobrecarregar quem emite nota — e sem multiplicar o erro justamente onde ele custa caro — era o verdadeiro desafio.
Ler o ano-teste como uma janela de oportunidade
A decisão que definiu o projeto foi de escopo. Para 2026, o Simples Nacional entra apenas como ano-teste — não havia obrigação de contemplá-lo desde já. O caminho de menor esforço seria adequar somente o Regime Normal, cerca de 2% da nossa base, e esperar o restante da transição.
Optamos pelo contrário: incluir o Simples Nacional desde o início. A razão não foi apenas cobrir a maior fatia da base. Foi ler o ano-teste pelo que ele representa para quem usa o sistema: uma janela para se adequar com folga antes que a adequação vire obrigação e corrida de última hora.
O ano-teste não precisava ser um motivo para esperar; podia ser a chance de preparar 98% da base antes da obrigação.
Meu trabalho começou no entendimento da própria reforma. Fui às notas técnicas — a fonte primária, em linguagem jurídica e fiscal — para mapear o que era a Reforma Tributária, o que iria mudar, quais campos a mudança exigia e o que cada um significava na prática. A partir do conhecimento do produto, identifiquei em quais telas o novo cenário precisaria aparecer.
A decisão de interface mais importante nasceu de um dado do próprio usuário: clientes do Simples Nacional costumam ter catálogos extensos de produtos. Configurar a adequação item a item inviabilizaria, na prática, a antecipação que havíamos defendido — ninguém ajusta milhares de produtos à mão. Desenhei, então, a configuração por grupo de produtos e por perfil tributário, permitindo a edição em massa, mas preservando a opção de configurar item a item para quem precisasse de exceção.
O segundo eixo do trabalho foi a linguagem. Traduzir o vocabulário das notas técnicas para termos que o usuário reconhece — dizer o que cada campo é e como funciona, de forma clara e objetiva — foi o que permitiu que uma mudança tributária complexa coubesse na cabeça de quem emite a nota.
Adequar o sistema resolvia metade do problema; a outra metade era o cliente saber disso. Montei, com os times de marketing de produto, marketing e vendas, a estratégia de comunicação em torno de três mensagens: que o sistema já estava adaptado, para tranquilizar; que a adequação era possível desde já; e que se adequar à reforma é um dever do qual o cliente não escapa.
O trabalho também exigiu acompanhar falhas e inconsistências reais do módulo fiscal, conectando o que aparecia em operação ao que precisava ser corrigido, documentado ou comunicado.
A adequação foi entregue para o Regime Normal e para o Simples Nacional, alcançando mais de 8.000 clientes, que puderam se preparar para a transição de forma antecipada em vez de reagir ao prazo.
Num produto cuja promessa é a conformidade fiscal, o resultado não é apenas técnico: é a manutenção da confiança do cliente no sistema, no momento em que a lei mudava sob os pés dele.